新郎新婦にも!ゲストにも! 皆に喜ばれる会場探し

新郎新婦にも!ゲストにも! 皆に喜ばれる会場探し

皆に喜ばれる会場探しのコツ

幹事さんにとって最初にして最も難関なのが、2次会の会場探し。

立地や予算を考えてあちこち歩き回り、お店の方と交渉して決める会場探しは、なかなか骨が折れるし時間もかかるもの。
そんな苦労を知ってか知らずか、新郎新婦サイドから「会場はココでお願いします!」と申し出る場合も増えているとか。
それはそれで・・・お店との交渉や予算との兼ね合いが難しいものですよね。

そんな風に一生懸命頑張って決めた2次会会場・・・
ゲストの皆さんにも喜ばれれば、苦労も報われるのですが・・・
残念ながら2次会会場への不満も多々あるようです。

皆に喜ばれる会場探しのコツ

左の表は
皆に喜ばれる会場探しのコツ
についてのアンケート結果です。

会場に関して「特に不満はなかった」の回答が一位なのは嬉しいことですが、 【駅から遠すぎ!】と【会場が人数に合ってなかった】【新郎新婦が全然見えない店だった!】なんて意見が。

又、【会場が人数に合ってなかった】という回答の中には【あんな大人数なのにトイレが1つしかなかった!! ずっとトイレが混んでて嫌だった!!】なんて激怒の声も。

会場選びにトイレ事情・・・なるほど、見落としがちな部分です。

会場探しのコツ

とはいえ、幹事さん初挑戦の方には、会場選びはなかなか難しいもの。
ここでは、簡単に会場探しのコツをまとめます。

@ 会場探しの前に、人数・予算・立地の概算をまとめましょう

やみくもにお店を探しても疲れてしまうだけ。
まずは新郎新婦とどれくらいの人数のパーティにしたいか?会費をどれくらいに設定するか?
会場となる地域はどのあたりにするか?を相談します。
このあたりまでは、新郎新婦を交えて相談するのが良いでしょう。
例えば、「(新郎新婦が)遅刻を避けたいから披露宴会場から近い場所で」なんてオーダーがあるかもしれません。

A 地域が絞れたら、会場許容人数→値段の順に場所を絞っていきます。

ここではまだ情報収集の段階。
地域がある程度絞れたら、今度はインターネットやフリーペーパーなどを利用して パーティー会場の絞り込みを行います。
例えば、100人以上のパーティにしたいなら、それだけの人数が入れるお店は限定されてきますし、 逆に少人数ならば小さなレストランなども範囲に含まれてきます。
フリーペーパーにある価格帯を参考にして、さらに絞り込みを行いましょう。
ただし、この場合に予算かつかつの場所を選んでしまわないように。
多くの場合、フリーペーパーなどに掲載されている会場費はあくまで最もシンプルな値段。 後からプラスアルファのサービスをお願いして価格が徐々に高くなっていく場合がほとんどです。
予算の7,8割程度の値段設定で、会場を探すように心がけましょう。

B 実際にお店に行って相談しましょう。

ある程度お店が絞れたら、実際にお店に行って相談しましょう。
どんな2次会でも、必ず幹事さんはお店に足を運ぶ必要があります。 億劫がらずお店に出向いて会場を選ぶことは成功のカギと言えます。
会場へ相談に行く場合は・・・

・ある程度まとめて(2〜5件程度)出かける
・予約を取ってパーティ担当の人に必ず会えるようにしておく
・チェックリストを持っていく
・その他の幹事さんと相談したい場合には写真を撮る

事前に予約を取っておけば、スムーズに、かつきちんと担当の人と話ができ、 後々「あれ・・・こんなはずじゃなかったよね?」なんてトラブルが回避できます。

2次会の会場も、人気店では1〜半年前から予約が埋まっているのだとか。
希望のお店がある場合には、なるべく早く行動!も大切です。
会場が決まれば、その他演出や余興も決めやすくなります。

会場探しのコツ・チェックリストを作ろう

会場探しのコツ・チェックリスト

会場探しの際にはあらかじめチェックリストを用意しておくと、○。
聞き逃しや会場サイドとの「言った・言わない」がないように、その場でメモしておくとよいでしょう。

● チェック項目は・・・
・最寄駅からの所要時間は?
・収容人数は?
・会場費・食事代は?
・音響などの設備の充実度は?
・パーティ時のスタッフの人数は?
・食事の出し方は?:作り置き?orケータリング?orシェフ在中?
・ドリンクの種類は?:追加の場合の料金は?など
・禁煙・喫煙の対応は? ・キャンセル料発生のタイミング・値段は?
・ケーキやプチ菓子・ゲームの景品用の食品・ドリンクの持ち込みは?
・貸し切りの延滞について

などなど、チェックリストを持参していくと、話もスムーズです。

特に近年問題になるのが、「禁煙・喫煙」のマナー。
妊婦さんや小さな子供さんがいる会でなくても、「副流煙」がどれだけ体に悪いのかを理解している人は多いもの。 とはいえ、喫煙者からすれば「パーティなのにタバコも吸えないのか!!」ってことになりかねません。 タバコをすう場所が別に確保されている状況が望ましいとされています。

又、会場のキャンセル料などについては、幹事さんに跳ね返ってくる場合がほとんど。
当日急にこれなくなった場合の負担や何日前までならキャンセル料が発生しないか?などは きちんと確認することをお勧めします。